Teambuilding, Incentives & Workation steuerlich optimal gestalten – für Einzelunternehmer, GmbHs und Geschäftsführer

Teamevents und Mitarbeiterreisen sind aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken – sei es als Weihnachtsfeier, Sommerfest, Incentive-Reise oder Workation, mit dem gesamten Team gemeinsame Erlebnisse erfahren um ein funktionierendes Team zu formen oder gemeinsame Ziele zu definieren und auch zu erreichen.

Doch aus steuerlicher Sicht gelten je nach Unternehmensform und Beteiligung des Unternehmers unterschiedliche Spielregeln.

In diesem Beitrag erfährst du, wie du als Einzelunternehmer, GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) steuerlich sauber agierst, welche Fallstricke du vermeiden musst und wie fehlende Dokumentation schnell teuer werden kann.

Vorweg: Diese Themen sind sehr komplex. Bereits Kleinigkeiten können zu schwerwiegenden steuerlichen Folgen führen. Daher sollte im Vorfeld unbedingt der steuerliche Berater einbezogen werden!

Was zählt als steuerlich begünstigte Betriebsveranstaltung?

Definition laut Steuerrecht Eine Betriebsveranstaltung liegt vor, wenn es sich um eine gesellschaftlich geprägte Veranstaltung handelt, zu der alle Mitarbeitenden (oder eine klar abgegrenzte Gruppe – Keine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmer wie z. B. Führungskräfte) eingeladen sind. Der Teilnehmerkreis muss zu mehr als 50 % aus Betriebsangehörigen und Begleitpersonen bestehen.

Beispiele:

Gemeinsames Kochen oder Escape Room jeweils gilt die Steuerfreigrenze: 110 Euro pro Person Laut § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG sind pro Mitarbeiter bis zu 110 Euro brutto je Veranstaltung steuerfrei – inklusive Umsatzsteuer und anteiliger Kosten für Begleitpersonen. Zwei Veranstaltungen pro Jahr sind steuerlich begünstigt.

Achtung: Wird die Freigrenze überschritten, ist der übersteigende Betrag in voller Höhe lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Der über die Freigrenze hinausgehende Betrag kann mit 25 % pauschaliert werden. Erfolgt die Pauschalierung bis zum 28.02. des Folgejahres sind die Zuwendungen auch beitragsfrei in der Sozialversicherung. Kommt die Pauschalierung zur Anwendung entfällt der Vorsteuer-Abzug für die gesamten Aufwendungen.

Einzelunternehmer: Was gilt hier?

Einzelunternehmer haben keine Angestellten-Gesellschafterrolle, sondern sind mit dem Unternehmen identisch. Daraus ergibt sich:

• Veranstaltungen für das eigene Team (Mitarbeiter) sind wie bei Kapitalgesellschaften absetzbar – unter Beachtung der 110-Euro-Grenze.
• Eigene Teilnahme des Einzelunternehmers: kein steuerfreier Arbeitslohn – sondern Privatentnahme, da kein Dienstverhältnis mit sich selbst besteht.
• Kostenanteile für eigene Teilnahme sind nicht als Betriebsausgabe abziehbar, sondern müssen rausgerechnet werden.

Tipp: Unternehmer sollten bei Teamevents ihren eigenen Anteil klar aus der Buchhaltung herausnehmen, um Diskussionen mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Egal ob für Gesellschafter-Geschäftsführer oder für Angestellte: Es gelten dieselben steuerlichen Regeln wie oben beschrieben:

• Max. 110 € brutto pro Veranstaltung (inkl. Begleitpersonen), höchstens 2x jährlich. Wichtig ist, dass alle eingeladen sind und keine "Belohnung für Leistung" im Vordergrund steht.
• Für Gesellschafter-Geschäftsführer Anders sieht es bei Gesellschafter-Geschäftsführern aus. Hier gilt: Wenn der Geschäftsführer nicht beherrschend ist (weniger als 50 % Beteiligung), kann die Teilnahme wie bei Mitarbeitenden steuerfrei behandelt werden – sofern er ebenfalls eingeladen ist und die Veranstaltung allen offensteht.
• Bei einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer (über 50 % Beteiligung): Hier prüft das Finanzamt besonders genau, ob ein arbeitsvertraglicher Bezug besteht oder verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) vorliegt.
• Verdeckte Gewinnausschüttung vermeiden Eine vGA liegt vor, wenn: der Gesellschafter-Geschäftsführer privilegiert behandelt wird * die Veranstaltung nicht allen Mitarbeitenden offensteht * die Kosten unangemessen hoch oder nicht betrieblich veranlasst sind Folge: Der Aufwand wird vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen und muss als vGA nachversteuert werden.

Was passiert, wenn du keine Dokumentation hast?

Fehlende Teilnehmerliste Wenn du keine Teilnehmerliste führst, kann das Finanzamt:

• die Freigrenze nicht prüfen * die Veranstaltung als nicht betriebliche Ausgabe einstufen * ggf. Lohnsteuer und Sozialabgaben nachfordern Keine Einladungsbelege Ohne Nachweis, dass alle Mitarbeitenden eingeladen waren, wird schnell angenommen, dass es sich um eine Belohnung für Einzelne (Incentive) handelt – dann ist der gesamte Wert steuer- und sozialversicherungspflichtig.
• Keine Kostentrennung * Privatanteile (z. B. Teilnahme des Unternehmers, Familienmitglieder) müssen getrennt nachgewiesen werden.
• Ohne diese Trennung können alle Kosten als verdeckte Gewinnausschüttung oder Entnahme gewertet werden.

Workation: Betriebsausgabe oder Urlaub?

Was ist eine Workation?

Definition: Der Begriff „Workation“ steht für die Verbindung von „Arbeit“ (work) und „Urlaub“ (vacation) und soll dem Arbeitnehmer die Möglichkeit einräumen, von einem frei gewählten Ort aus zu arbeiten („Remote Work“); dieser Ort liegt heutzutage vermehrt im Ausland. Ein Rechtsanspruch des Arbeitnehmers hierauf besteht allerdings nicht.

Die Zuweisung des Besteuerungsrechts für die Tätigkeit im Ausland richtet sich nach den in den Doppelbesteuerungsabkommen dargestellten Grundsätzen. Sozialversicherungsrechtlich ist vorbehaltlich etwaiger Sonderregeln das Territorialprinzip maßgebend.

Reisekosten (Fahrtkosten, Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten) können nur im Falle einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit steuerfrei ersetzt werden.

Eine Workation verbindet Arbeit und Aufenthalt an einem besonderen Ort. Es geht nicht um Urlaub, sondern um:

Coachings und Weiterbildungen * Kreativarbeit in inspirierender Umgebung Wann ist die Workation steuerlich abziehbar?

Voraussetzung: Der betriebliche Charakter steht im Vordergrund. Das bedeutet:

✅ Es gibt eine detaillierte Agenda

✅ Es wird täglich gearbeitet

✅ Die Inhalte sind relevant für das Unternehmen

✅ Dokumentation (z. B. Fotos, Unterlagen, Berichte) liegt vor Was sagt das Finanzamt?

Wenn du die Workation klar als betriebsinterne Fortbildungsmaßnahme oder Strategiemeeting belegst, gelten die Kosten als voll abziehbare Betriebsausgabe:

• Keine 110-Euro-Grenze
• Kein geldwerter Vorteil
• Keine Pauschalsteuer Fehlt jedoch die betriebliche Begründung, wird daraus schnell ein Privatvergnügen mit steuerlicher Doppelbelastung.

Incentive-Reisen

Belohnung mit Steuerlast Definition und steuerliche Folgen Incentive-Reisen dienen der Belohnung einzelner Mitarbeitender. Sie gelten nicht als Betriebsveranstaltung und sind daher in voller Höhe geldwerter Vorteil.

Das gilt auch, wenn Unternehmer z. B. eine Versicherungsagentur für die Erreichung von bestimmten Zielen eine Incentive-Reise erhält!