E-Commerce kann man in viele verschiedene Bereiche unterteilen:
Nachstehend gehen wir auf die einzelnen Bereiche ein und erklären kurz, über welche Software man welche Dinge abbilden kann. Wobei in den meisten Fällen die ERP-Software-Systeme die größte Herausforderung darstellen.
Die größte Herausforderung stellt der marktplatzübergreifende Verkauf da. Wird nur auf einer Plattform verkauft, so gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, um die Verkäufe in der Buchhaltung abzubilden.
Das unserer Meinung nach Beste Rechnungstool mit integrierter Schnittstelle für die Buchhaltung ist das Programm Amainvoice von der Firma AmaZervice. Die Bezeichnung "Rechnungstool" greift dabei zu kurz. Bei Amainvoice werden auf der einen Seite die Rechnungen erstellt und auf der anderen Seite die Zahlungen aus Amazon direkt diesen Rechnungen zugeordnet.
Diesen zweiten Schritt haben viele anderen Programme nicht. In Zusammenhang mit der Datev-Schnittstelle lassen sich die Verkäufe auf Amazon sehr einfach in der Buchhaltung abbilden.
Zudem hat Amainvoice ein großartiges Beraternetzwerk, welches sich über ganz Europa erstreckt. Somit können alle Berater auf dieselben Daten zugreifen und es kann keine abweichende umsatzsteuerliche Behandlung erfolgen.
Neben der eigentlichen Software verfügt Amainvoice über ein sehr versiertes Team, die auch steuerrechtlich fit sind, und wissen worauf es ankommt.
Allerdings ist Amainvoice ein Tool nur für Amazon und nicht multichannel fähig.
Diese beiden Rechnungstools sind ebenfalls die "evergreens" beim Verkauf auf Amazon, wobei beide Tools plattformübergreifend eingesetzt werden können. Es ist hier einerlei, ob Ihr von Amazon, Ebay, Onlineshop...Alle Rechnungen können von Billbee und Easybill erstellt werden.
Beide Tools verfügen auch über eine DATEV-Schnittstelle.
Leider erfolgt buchhalterisch keine Zuordnung der Amazon Zahlungseingänge und -Ausgänge eines Exports. Beispielsweise wird bei Amazon zwar die Zahlung der Rechnung zugeordnet, aber die Verbuchung der Amazon-Werbekosten oder der Verkaufsgebühren erfolgt nicht.
Das ist beim Verkauf auf Amazon ein kleiner Nachteil. Hier bedarf es dann wiederum eine manuelle Zuordnung oder die Unterstützung durch Konverter-Programme. Entsprechende Konverter wären zum Beispiel BillBee2Datev von der Firma PayJoe von NetConnection oder Nexus von Dekodi.
Billbee unterscheidet sich von Easybill durch eine kleines integriertes Warenwirtschaftssystem.
Die gängigsten ERP-Systeme für kleine bis mittelgroße Händler sind:
Natürlich gibt es noch viele andere ERP-Systeme, die aber nicht in der Häufigkeit von unseren Mandanten verwendet werden. Diese ERP-Systeme haben grundsätzlich alle eigene Export-Möglichkeiten. Jedoch hat jedes ERP-System das Manko, dass eine Zuordnung der jeweiligen Zahlungen zu den erstellten Rechnungen nicht vorgesehen ist. Dafür wird wiederum eine weitere Software, ein Konverter, benötigt.
Die beiden gängigsten Tools, um die Buchungen der ERP-Systeme zu integrieren sind auf der einen Seite die verschiedenen Tools der Firma Jera GmbH und der Firma Taxdoo.
Von der Art und Weise her unterscheiden sich beide Systeme völlig.
Die Firma Jera GmbH hat für die meisten oben genannten ERP-Systeme Schnittstellen entwickelt. Der wesentliche Vorteil ist hierbei, dass die Software gekauft werden kann und dann an Kosten lediglich Wartungspauschalen anfallen.
Die Buchungen können variieren werden, so dass verschiedene Erlöskonten und Debitorenkonten angesteuert werden können. Das macht die Software komplex und flexibel. Was jedoch nicht unterschätzt werden darf sind etwaige Nacharbeiten des Mandanten zu bestehenden Fehlern.
Aber dafür könnten für jedes Zahlungsmittel und für jede Plattform eigene Konten angelegt werden um eine individuelle Darstellung in den betriebswirtschaftlichen Auswertungen zu erhalten.
hierbei handelt es sich nicht um einen Konverter im eigentlichen Sinne. Taxdoo verbindet sich mit Marktplätzen wie Amazon, Ebay oder Eurem Shopify-Shop und erzeugt daraus Datensätze für die unterschiedlichen Steuersätze der unterschiedlichen Länder. Sie verstehen sich als automatisierten Umsatzsteuer-Service für den E-Commerce.
Sofern im Ausland gelagert wird meldet Taxdoo die aufbereiteten Daten über entsprechende Steuerberater im Ausland an. Der Mandant hat hier einen fast automatisierten Service. Zudem kann über eine separat zu buchende Datev-Schnittstelle ein Export bereitgestellt werden. Eine Zuordnung über individuelle Konten wie zum Beispiel die Verbuchung der verschiedenen Payments auf verschiedene Konten geht im Augenblick nur auf Anfrage.
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