Prozessdigitalisierung

Früher wurden Pendelordner und Papierstapel versendet und bearbeitet. Das gibt es bei uns in dieser Form nicht mehr. Soweit die Mandanten es wünschen, beraten wir hier, um die Prozesse im Bereich der Buchhaltung so digital wie möglich zu gestalten. Sei es der digitale Abruf von Kontoauszügen und Kreditkarten, die revisionssicher Ablage der Rechnungen und Verträge und die digitale Kommunikation im Team.

Als wesentliches Programm zur Prozessoptimierung verwenden wir von unserem Softwareanbieter, der DATEV, das Programm DATEV Unternehmen Online.

Im groben funktioniert der Ablauf wie folgt:

Eine Rechnung kommt per Mail oder wird über ein Portal bereitgestellt.

Mit Hilfe von GetMyInvoice wird diese Rechnung zu DATEV Unternehmen Online weitergeleitet. Hier kann die Rechnung dann freigegeben und überwiesen werden.

Auch kann die Rechnung bereits vorkontiert werden.

Diese Rechnung ist dann bereits mit der Zahlung verknüpft. Sucht man also später in DATEV Unternehmen Online nach der Rechnung, so findet man diese sowie auch die Daten zur Bezahlung.

Aus DATEV Unternehmen Online können wir dann diese Daten abrufen und in die Buchhaltung übernommen werden.

Gleichzeitig fungiert DATEV Unternehmen Online als revisionssicheres Archiv.

Damit kann der gesamte Prozess des Rechnungseinganges digitalisiert werden.

In Verbindung mit GetMyInvoice gelangt man so zu einer hohen Effizienz.

Wir empfehlen jedoch nicht, als Onlinehändler alle Ausgangsrechnungen in DATEV Unternehmen Online hochzuladen. Das würde nicht zielführend sein. Für den Bereich der Eingangsrechnungen gibt es besserer Lösungen.

Auch kann ein großer Teil der Lohndaten über DATEV Unternehmen Online ausgetauscht werden. So können Mitarbeiter ihre Lohnabrechnungen dort digital abrufen und Arbeitsverträge abgelegt werden.

Habt ihr Fragen? Dann kontaktiert uns gerne.

Grundsätzlich gibt es noch viel mehr Prozesse, die digital abgebildet werden können. Hierzu sollten wir uns ihre aufwendigsten Prozesse ansehen und gemeinsam überlegen, welche Ansätze verfolgt werden können, um Prozesse zu vereinfachen und möglicherweise zu automatisieren.

Wobei wir uns im Wesentlichen auf die Arbeiten im Backoffice konzentrieren bzw. die Schnittstellen zwischen den einzelnen Programmen.

Gerne vereinbaren wir hierfür einen Termin mit euch.

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Thomas Matisheck
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