Oft hört man in Zusammenhang mit Betriebsprüfungen, aber auch rund um das Thema Buchhaltung die Frage, ob denn alles GoBD-konform sei. Dabei stellt sich dann dir Frage: Was bedeutet dieses überhaupt?
Damit Ihr künftig wisst, worüber gesprochen wird, habe ich euch in dem nachstehenden Artikel das Thema „GoBD“ näher erläutert und in folgende Unterpunkte gegliedert:
Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese Grundsätze sind seit dem Jahre 2015 in Kraft und regeln die Aufbewahrung und buchhalterische Behandlung von steuerrelevanten Daten inklusive der Anforderungen an die Buchführung.
Diese Grundsätze gelten für alle Unternehmen. Dabei gibt es keine Vereinfachungen für kleine oder mittelständische Unternehmen oder dergleichen. Sie sind im für alle gleichermaßen verpflichtend.
Kurz zusammengefasst bedeutet dieses, dass alle Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentiert und zeitnah verbucht werden und revisionssicher archiviert werden.
Dieses ist entsprechend das Gegenteil. Als Beispiel könnte man sagen: Die Buchhaltung oder auch die Aufzeichnungen (wenn man „nur“ eine Einnahmen- Überschussrechnung erstellt) werden nicht zeitnahe erfasst, sondern nur ein Mal pro Jahr. Oder die Rechnungen, die man schreibt, sind veränderbar. Jedoch ist auch aus dem „Offline-Bereich“ das Thema der Kassenführung von den GoBDs betroffen.
Heißt alle Änderungen, die an relevanten Daten vorgenommen werden können und die nicht dokumentiert werden, führen dazu, dass die GoBD’s nicht konform sind.
Die Folgen sind leider sehr vielfältig und gravierend. Im Grunde für der Verstoß immer zu einem Mehrergebnis der Finanzverwaltung. Heißt: Entweder werden Ausgaben mangels Dokumentation nicht anerkannt oder, und das ist der schlimmere Fall, es werden Einnahmen hinzu geschätzt oder der schlimmste Fall: Die Buchhaltung wird verworfen. Dabei beginnen die Hinzuschätzungen, je nach schwere der Mängel, bei 20% der Einnahmen pro Jahr. Daraus entstehen dann Einkommensteuernachzahlungen und Gewerbesteuernachzahlungen auch Umsatzsteuernachzahlungen. Hinzu kommt dann noch die Verzinsung.
Aufgrund der sich dann ergebenen Nachzahlungen wird in vielen Fällen dann parallel ein Steuerstrafverfahren eingeleitet.
Von diesen Grundsätzen sind alle Unternehmen betroffen, ohne Ausnahme. Dabei gibt es keine größenabhängige Erleichterungen für kleine Unternehmen oder auch Kleinstunternehmen. Es wird auch nicht nach Gewerbetreibende und Freiberufler oder Land- und Forstwirte unterschieden.
Jeder, der unternehmerisch tätig ist, sei es umsatzsteuerlich oder ertragsteuerlich, hat sich an diese ausnahmslos zu halten.
Hier ist zu unterscheiden:
a) Was bedeutet GoBD für meine Eingangsrechnungen?
und
b) Was bedeutet GoBD für meine Ausgangsrechnungen
Kommen wir nun zu den Antworten:
a) Bei den Eingangsrechnungen ist darauf zu achten, dass diese entsprechend archiviert werden. Es muss demnach einen Ablauf geben. Also:
Diese Schritte sind wesentlich bei den GoBDs für die Eingangsrechnungen. Dabei ist zu erkennen, dass ein Teil der GoBD die Verfahrensdokumentation ist. Bei den Eingangsrechnungen ist zudem zu beachten, wie diese ins Unternehmen gelangen:
Bekomme ich eine Rechnung auf dem Papierweg, so bin ich grundsätzlich verpflichtet, die Rechnungen auch in Papierform aufzubewahren.
Werden die Papiere eingescannt (ersetzendes scannen) so müssten diese revisionssicher archiviert werden, damit dieses wiederum den GoBD standhält.
Bekomme ich eine Rechnung digital, so ist diese auch digital aufzubewahren (revisionssicher). Ein Ausdruck dieser und anschließende Löschung ist nicht zulässig.
Auch sind E-Mails aufzubewahren, insbesondere solche, die Rechnungen enthalten.
b) Die Ausgangsrechnungen sind ebenfalls GoBD konform zu erstellen und zu versenden. Das bedeutet zum Beispiel, dass die Rechnungen unveränderbar erstellt werden. Sprich nachträgliche Korrekturen ausgeschlossen sind oder nur unter einer Dokumentation, was wie wann verändert wurde.
Dazu sind diese Rechnungen ebenfalls 10 Jahre lang aufzubewahren. Dabei sind die Besonderheiten für elektronische Rechnungen zu beachten. Bedeutet: Möglicherweise ist auch die entsprechende Software vorzuhalten, auch wenn diese monatlichen Kosten verursacht.
Für die Software ist die Hürde besonders hoch. Kurz gesagt bedeutet dies, dass buchhalterische Sachverhalte wie Rechnungen und Aufträge nicht mehr änderbar sein dürfen. Es darf also nicht sein, dass eine Rechnung nach Erstellung und Versendung noch korrigiert bzw. verändert werden kann.
Oder, dass Aufträge manuell verändert werden können.
Insgesamt kann man sagen, dass durch die GoBD sämtliche Änderungen an Sachverhalten nur in einem sehr überschaubaren Rahmen stattfinden dürfen.
Für die Buchhaltungssoftware bedeutet zum Beispiel die GoBD, dass sämtliche Geschäftsvorfälle zeitnahe zu erfassen sind und dann unveränderbar festzuschreiben sind. Passiert dieses nicht, kann alleine die zeitversetzte Erfassung schon zu einem Verstoß gegen die GoBD und damit zu Hinzuschätzungen führen.
Die Archivierung erfolgt mit zertifizieren DMS-Systemen (Dokumenten-Management-Software). Hier werden die Daten so abgelegt, dass eine Änderung nicht mehr möglich ist (z.B. bei PDFs) bzw. der Zugriff und etwaige Veränderungen dokumentiert werden. So kann bei einer Prüfung gesehen werden, ob die Dateien im Originalzustand sind oder ob sie nachträglich bearbeitet wurden. Das setzt aber voraus, dass die Daten zeitnahe archiviert werden. Erfolgt die Archivierung in ein solches System erst Jahre später, so greift auch erst ab diesem Zeitpunkt die GobD Konformität.
Ja, die Verfahrensdokumentation ist ein Teil der GoBD. Hier werden die einzelnen Abläufe im Unternehmen dargestellt. Wie ist der Ablauf beim Verkauf, wie ist der Ablauf beim Einkauf? Wie werden welche Belege in welchen Systemen revisionssicher abgelegt?
Dieses ist die Kurzzusammenfassung zur Verfahrensdokumentation. Da die Abläufe detailliert dargestellt werden, wird eine solche Verfahrensdokumentation schnell 50-80 Seiten lang.
Im Rahmen von Betriebsprüfungen ist die Verfahrensdokumentation auch vorzulegen.
Nicht nur aus Sicht der Finanzverwaltung ist eine Verfahrensdokumentation sinnvoll, sondern auch aus unternehmerischer Sicht. Hieraus lassen sich dann ganz einfach Prozesse im Unternehmen abbilden, die klar und eindeutig strukturiert sind.
Gerne unterstützten wir euch bei diesem Thema oder erstellen diese in Zusammenarbeit.
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